Règlement 2 - Vanier

Nomination, renouvellement du mandat et évaluation de la direction générale et de la direction des études

Adopté par le conseil d'administration du Cégep Vanier le 2 avril 2013.

Modifié : le 16 septembre 2014; le 29 mars 2016.

Article 1 Dispositions générales

1.01 Définitions

Les définitions énoncées au paragraphe 1.01 du règlement numéro 1 s'appliquent au règlement numéro 2. Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

a) « Loi » Loi sur les collèges d'enseignement général et professionnel. (RLRQ, c C-29);

b) « Règlement » Règlement (RLRQ, c C-29, r. 3.3.01) pris par le ministre en vertu de l'article 18.1 de la Loi qui détermine certaines conditions de travail de la direction générale et de la direction des études;

c) « objectifs » Tâches précises, généralement à court terme, définies par le conseil d'administration, dont la réalisation doit être mesurable de manière simple et concise;

d) « nomination » La décision du conseil d'administration d'engager une personne pour un premier mandat à la direction générale ou à la direction des études;

e) « renouvellement » La décision du conseil d'administration de renouveler le mandat de la personne titulaire de la direction générale ou de la direction des études;

f) « évaluation » Le document qui présente l'évaluation par le conseil du rendement de la direction générale ou de la direction des études pour une année scolaire donnée et le processus y afférent;

g) « membres du conseil » Tous et toutes les membres nommé(e)s par le ou la ministre, nommé(e)s par les membres du conseil, élu(e)s par le corps enseignant, les parent(e)s, les professionnel(le)s, le personnel de soutien ou les membres de la communauté étudiante.

1.02 Consultation de la Commission des études

La Commission des études doit être consultée et sa recommandation doit être reçue par le conseil pour tous les nominations et renouvellements visés par le présent règlement.

1.03 Désignation

Le présent règlement, soumis à la Loi et au Règlement, est intitulé « Règlement relatif à la nomination, au renouvellement de mandat et à l'évaluation de la direction générale et de la direction des études » et est désigné comme le Règlement numéro 2.

1.04 Compétence et responsabilité de la mise en œuvre

La présidence du conseil agit en tant que mandataire du conseil dans l'application du présent règlement et est responsable de sa mise en œuvre. En outre, sauf indication contraire, la présidence du conseil agit comme porte-parole du Cégep en matière de communication avec les personnes ou les instances consultées en vertu du présent règlement, ainsi qu'avec la direction générale et la direction des études.

1.05 Tenue des dossiers

Le secrétariat général tient les dossiers appropriés. Les évaluations annuelles de rendement et les documents relatifs au renouvellement du mandat seront conservés dans une enveloppe scellée. La présidence du comité d'évaluation annuelle et la présidence du comité de renouvellement des mandats auront accès à ces documents afin d'assurer la continuité du processus d'évaluation des titulaires.

Article 2 Vacance

2.01 Règles générales

Le conseil doit lancer le processus de nomination d'un(e) titulaire de la direction générale ou de la direction des études lors d'une réunion ordinaire ou extraordinaire au cours de laquelle la présidence a informé les membres du conseil de la vacance ou de l'éventualité d'une vacance du poste.

Un poste visé par le présent règlement est vacant :

a) en cas de décès ou d'incapacité juridique de la personne titulaire;

b) à la date de prise d'effet de la démission de la personne titulaire;

c) le jour suivant immédiatement la date d'expiration du mandat de la personne titulaire qui n'a pas demandé le renouvellement de son mandat dans les délais prévus par le présent règlement;

d) le jour suivant immédiatement la date d'expiration du mandat de la personne titulaire dont le mandat n'a pas été renouvelé par le conseil;

e) à la date de prise d'effet du congédiement ou de la résiliation du mandat de la personne titulaire par le conseil en vertu de l'article 20.2 de la Loi.

2.02 Mesures provisoires

Lorsque les circonstances le justifient, le conseil peut nommer une personne titulaire de la direction générale ou de la direction des études par intérim pour une période déterminée. Le conseil procède dans les meilleurs délais à la sélection d'une personne nommée par intérim lorsque la direction générale ou la direction des études est vacante.

La présidence, la vice-présidence et un(e) membre externe du conseil composent le comité de nomination de la personne titulaire de la direction générale par intérim. La présidence, la vice-présidence et la direction générale composent le comité de nomination de la personne titulaire de la direction des études par intérim. Lorsque le comité de sélection intérimaire a un(e) candidat(e) à recommander, la présidence consulte la Commission des études pour obtenir sa recommandation. S’appuyant sur la recommandation de la Commission des études, le conseil décide ensuite de la nomination à la direction générale par intérim ou à la direction des études par intérim.

Si le conseil nomme la personne titulaire de la direction des études à la direction générale par intérim, il nommera normalement une personne titulaire de la direction des études par intérim pour remplacer cette dernière.

Article 3 Sélection et nomination

3.01 Préparation

Le conseil établit un calendrier et une procédure pour le processus de sélection et de nomination.

Guidé par le plan stratégique, le conseil adopte un énoncé des défis et des enjeux liés au poste vacant. Cet énoncé décrit ce que le conseil attend de la personne titulaire au cours de son premier mandat.

Le conseil transmet cet énoncé des défis et des enjeux ainsi que les critères de sélection à la Commission des études pour recommandation. Après avoir reçu la recommandation de la Commission des études, le conseil détermine les critères de sélection, les qualifications et l'expérience requis pour le poste.

3.02 Publication

Le conseil ouvre un concours public pour un poste vacant :

a) en affichant, physiquement et/ou par voie électronique, un avis dans la communauté de Vanier;

b) en annonçant la vacance dans le réseau du Cégep;

c) en annonçant la vacance dans au moins un quotidien anglais et un quotidien français du Québec;

d) par tout autre moyen que le conseil juge approprié.

3.03 Comité de sélection

Le conseil constitue un comité de sélection composé de sept membres.

Les membres du comité de sélection sont choisi(e)s de la manière suivante :

a) dans le cas de la direction générale :

la présidence du conseil, qui préside le comité de sélection;
la vice-présidence du conseil;
deux membres du conseil ne travaillant pas ou n'étudiant pas au Cégep;
trois membres du conseil, travaillant ou étudiant au Cégep, dont l'un(e) doit être membre du corps enseignant;
la vice-présidence de la Commission des études en tant que membre sans droit de vote.

b) dans le cas de la direction des études :

La direction générale, qui préside le comité de sélection;
La présidence du conseil;
Deux membres du conseil ne travaillant pas ou n'étudiant pas au Cégep;
Trois membres du conseil, travaillant ou étudiant au Cégep, dont deux doivent être membres du corps enseignant;
La vice-présidence de la Commission des études en tant que membre sans droit de vote.

Une personne déléguée nommée par la présidence agit comme secrétaire du comité de sélection et fournit le soutien technique nécessaire à ce comité.

3.04 Services de conseil

Le conseil d’administration peut engager un cabinet de conseil pour assister le comité de sélection dans ses travaux, y compris les tâches confiées au comité de sélection en vertu des alinéas 3.05 a), b), c) et d). L'attribution de ces tâches à un cabinet de conseil est laissée à la discrétion du conseil.

3.05 Mandat

Le comité de sélection

a) sollicite et reçoit des candidatures;

b) sélectionne toutes les personnes candidates, en éliminant celles qui ne répondent pas aux qualifications fixées par le conseil;

c) établit une liste restreinte de personnes candidates admissibles qui passeront en entrevue devant le comité de sélection en fonction des critères de sélection adoptés par le conseil;

d) veille à la vérification des références de la personne candidate sélectionnée;

e) rédige un rapport au conseil recommandant, parmi les personnes candidates rencontrées en entrevue, une personne pressentie pour la nomination au poste vacant. Ce rapport comprend un résumé des références reçues au titre de l’alinéa d);

f) respecte le délai, fixé par une résolution du conseil, précisant la date limite à laquelle une recommandation doit être faite au conseil.

3.06 Incapacité de recommander

Si le comité de sélection n'est pas en mesure de recommander une personne candidate, il doit en informer le conseil en indiquant ses motifs par écrit. Le mandat du comité de sélection est alors terminé. En tenant compte du rapport du comité de sélection, le conseil peut décider de passer lui-même en entrevue les personnes candidates ou de reprendre l'ensemble du processus, y compris l'élection de nouveaux membres du comité de sélection.

3.07 Confidentialité

a) Les comités seront tenus de travailler à huis clos et sur la base de la plus stricte confidentialité.

b) Tous les membres du comité ont l'obligation de ne jamais discuter en dehors du comité de ce qui a été dit au cours d'une réunion, ni de divulguer les confidences et les opinions concernant d’éventuelles personnes candidates au poste, ni de révéler des renseignements qui permettant d'identifier l'une des personnes candidates.

c) Les membres du comité doivent remplir et signer un serment de confidentialité.

d) Les entrevues des personnes candidates par le comité de sélection doivent se dérouler en dehors du Cégep.

3.08 Renvoi à la Commission des études

Lorsque le comité de sélection a une personne candidate à recommander au conseil, la présidence du comité demande à la présidence de la Commission des études de consulter la Commission des études sur la personne candidate en vue de donner sa recommandation officielle au conseil. La documentation appropriée sera transmise à la Commission des études pour cette consultation s’il y a lieu. La recommandation de la Commission des études au conseil concernant la personne candidate est présentée à la même réunion du conseil que celle au cours de laquelle le comité de sélection présente sa recommandation.

Lorsque la Commission des études souhaite passer en entrevue la ou le candidat(e) en personne, les conditions suivantes s'appliquent :

a) La ou le candidat(e) est toujours accompagné(e) de la personne titulaire de la présidence du comité de sélection ou d'une personne déléguée par la présidence, qui présente la ou le candidat(e) lors d'une réunion extraordinaire de la Commission des études;

b) La réunion extraordinaire a lieu le même jour que la réunion du conseil au cours de laquelle ce dernier prend sa décision concernant la ou le candidat(e), juste avant la réunion du conseil;

c) La réunion extraordinaire de la Commission des études se déroule à huis clos et les activités restent confidentielles.

Pour la sélection de la personne titulaire de la direction des études, les fonctions de la présidence de la Commission des études sont assumées par la vice-présidence de la Commission des études.

3.09 Processus de sélection du conseil

À une réunion extraordinaire convoquée en vue de la nomination d'une nouvelle direction générale ou d'une nouvelle direction des études, le conseil, à huis clos :

a) reçoit le rapport du comité de sélection;

b) reçoit la recommandation de la Commission des études;

c) examine la demande de la candidate ou du candidat recommandé(e);

d) passe en entrevue la candidate ou le candidat lors de cette réunion, s'il le juge nécessaire;

Si le conseil accepte la recommandation du comité de sélection, il le fait au moyen d'une résolution en deux parties : la première partie pour nommer la candidate ou le candidat et la deuxième partie pour déterminer la durée du mandat.

3.10 Refus de la candidate ou du candidat recommandé(e)

Si le conseil ne retient pas la candidate ou le candidat recommandé(e) par le comité de sélection, il le fait par résolution et la présidence informe l’intéressé(e) par écrit de la décision du conseil. Le conseil peut reprendre le processus de sélection à la phase qu'il juge la plus appropriée. Le conseil peut, par résolution :

a) demander au comité de sélection de recommander un(e) autre candidat(e);

b) organiser de nouvelles élections pour les membres du comité de sélection ;

c) établir de nouveaux critères de sélection ou apporter d'autres modifications qu'il juge appropriées au processus de sélection;

d) reporter la sélection pour une période déterminée et procéder à une nomination par intérim.

Article 4 - Renouvellement du mandat

4.01 Dispositions générales

Au moins neuf (9) mois avant l'expiration du mandat de la personne titulaire, la présidence du conseil avise par écrit la direction générale ou la direction des études de l'intention du conseil d'entreprendre les procédures de renouvellement.

Dans les 30 jours suivant la réception de cet avis, la personne titulaire doit informer par écrit la présidence du conseil de sa décision de briguer un nouveau mandat. L'absence d’avis de la part de la personne titulaire est réputée être une décision de ne pas demander le renouvellement du mandat. La personne titulaire qui décide de ne pas demander le renouvellement de son mandat est néanmoins évaluée conformément à l'article 5 du présent règlement afin de formuler une recommandation concernant la mise en œuvre de la disposition relative à la prime prévue à l'article 5.04.

4.02 Procédures

Lorsque la personne titulaire demande le renouvellement de son mandat, le conseil, en lieu et place des procédures d'évaluation annuelle du rendement prévues à l'article 5 du présent règlement :

a) adopte un énoncé des défis et des enjeux que le conseil s'attend à voir aborder au cours du mandat suivant;

b) dans le cas de la direction générale : nomme un comité de renouvellement des mandats composé des personnes suivantes :

la présidence du conseil , qui préside le comité de renouvellement des mandats;
la vice-présidence du conseil;
deux membres du conseil ne travaillant pas ou n'étudiant pas au Cégep;
trois membres du conseil, travaillant ou étudiant au Cégep, dont l'un(e) doit être membre du corps enseignant
la vice-présidence de la Commission des études en tant que membre sans droit de vote.

c) dans le cas de la direction des études : nomme un comité de renouvellement des mandats composé des personnes suivantes :

la direction générale, qui préside le comité de renouvellement des mandats;
la présidence du conseil;
deux membres du conseil ne travaillant pas ou n'étudiant pas au Cégep;
trois membres du conseil, travaillant ou étudiant au Cégep, dont deux doivent être membres du corps enseignant
la vice-présidence de la Commission des études en tant que membre sans droit de vote.

d) adopte un calendrier qui respecte les délais prévus par le règlement et qui limite le processus à une période de trois mois;

e) informe la personne titulaire de la date de la réunion au cours de laquelle la décision sur le renouvellement du mandat sera prise;

f) informe la Commission des études par écrit du calendrier adopté pour le processus de renouvellement et demande la recommandation de la Commission des études sur le renouvellement.

Une personne déléguée nommée par la présidence agit comme secrétaire du comité de sélection et fournit le soutien technique nécessaire à ce comité.

4.03 Processus de la Commission des études

Dans les trente jours suivant la réception de l’avis prévu à l'article 4.02, la présidence de la Commission des études informe par écrit le conseil du processus qu'elle entend entreprendre pour remplir ses obligations. Au début du processus, la Commission des études pourrait faire des recommandations au comité de renouvellement des mandats pour ce qui est du processus et des critères d'évaluation.

Dans le cadre du processus d'élaboration d'une recommandation, la candidate ou le candidat peut être invité(e) à discuter du renouvellement avec la Commission des études et le comité de renouvellement des mandats.

4.04 Comité de renouvellement des mandats

Avant que le comité de renouvellement des mandats ne prenne sa décision finale, la Commission des études lui adresse une recommandation pour ce qui est du renouvellement. La recommandation de la Commission des études sera également transmise au conseil lorsque le comité de renouvellement des mandats présentera son rapport.

Le comité de renouvellement des mandats:

a) examine les évaluations de la personne titulaire au cours du mandat actuel et interroge, s’il y a lieu, les anciens titulaires de la présidence du conseil qui ont pu participer à ces évaluations;

b) consulte les membres de la communauté de Vanier, y compris les membres du conseil, sur la capacité de la personne titulaire à relever les défis et à s’attaquer aux enjeux décrits dans l’énoncé adopté en vertu de l’alinéa 4.02a) ci-dessus et dans le plan stratégique;

c) consulte des organismes externes, comme d'autres cégeps, la Fédération des cégeps ou le ministère;

d) informe la personne titulaire des détails du processus de consultation à mener en vertu des alinéas 4.03, 4.04b) et 4.04c) ci-dessus et, à la demande de la personne titulaire, consulte d'autres personnes si la présidence le juge approprié;

e) demande à la personne titulaire de faire une déclaration sur ses capacités à relever les défis et à s’attaquer aux enjeux décrits dans l’énoncé adopté au titre de l’alinéa 4.02a);

f) donne à la personne titulaire la possibilité de rencontrer le comité de renouvellement des mandats avant que celui-ci ne fasse une recommandation au conseil;

g) rédige et présente une recommandation écrite au conseil sur le renouvellement du mandat de la personne titulaire.

4.05 Décision

Au cours d'une réunion ordinaire ou extraordinaire du conseil, le conseil, à huis clos :

a) reçoit la recommandation du comité de renouvellement des mandats;

b) reçoit la recommandation de la Commission des études;

c) donne à la personne titulaire la possibilité de se faire entendre, si elle le souhaite.

Si le conseil décide de renouveler le mandat de la personne titulaire, il le fait au moyen d'une résolution en deux parties : la première partie pour renouveler le mandat et la deuxième partie pour déterminer la durée du mandat.

Si le conseil décide de ne pas renouveler le mandat de la personne titulaire, il le fait par résolution, y compris la décision du Cégep en vertu de l'article 35 du Règlement. La présidence en informe la personne titulaire par écrit dans les délais prévus par le Règlement.

Article 5 - Examen annuel du rendement

5.01 Processus d’évaluation

Le processus d'évaluation annuelle du rendement se déroule à huis clos et est conçu pour être formatif dans la mesure où il vise à :

a) clarifier les attentes du conseil et des titulaires;

b) promouvoir la communication;

c) fournir de la rétroaction, de l’aide, du soutien et des orientations aux titulaires afin de les aider à remplir leur mandat.

5.02 Les comités d'évaluation annuelle et leur mandat

La présidence, la vice-présidence du conseil et un(e) membre externe du conseil composent le comité d’évaluation pour la direction générale. La présidence, la vice-présidence et la direction générale composent le comité d’évaluation pour la direction des études. Les comités d'évaluation sont chargés de lancer le processus d'évaluation, d'en déterminer la portée et de soumettre une évaluation finale au conseil.

La présidence peut demander à la direction des ressources humaines, ou à une personne déléguée nommée par la présidence, de fournir un soutien technique dans l'exercice de ces responsabilités.

5.03 Procédure d'évaluation annuelle

Chaque année, le comité d'évaluation annuelle évalue le rendement de la personne titulaire au regard de la description du poste, des responsabilités prévues dans le Règlement numéro 1 et de la réalisation des objectifs fixés par le conseil, y compris les objectifs fixés dans le plan stratégique du Cégep pour l'année en question.

Chaque année, au plus tard le 15 mai, la personne titulaire soumet à la présidence une auto-évaluation écrite couvrant les activités et les réalisations depuis l'évaluation précédente, en tenant compte des objectifs énoncés au paragraphe 6.04.

La présidence consulte chaque membre du conseil pour connaître son avis sur le rendement de la personne titulaire. Un résumé des conclusions de la consultation est communiqué au conseil, mais l'identité de la personne concernée n'est pas divulguée. En tenant compte de l'auto-évaluation de la personne titulaire et de l'avis des membres du conseil, le comité d'évaluation rédige une évaluation provisoire, l'examine avec l’intéressé(e), la finalise et procède conformément à l’article 5.04.

5.04 Décision

Chaque année, au plus tard le 15 juin, le conseil reçoit l'évaluation écrite finale à huis clos.

Conformément à l'article 12 de la Loi sur les collèges d'enseignement général et professionnel, les membres du conseil internes doivent se retirer de la séance pour la durée des délibérations et du vote relatifs à la question de la rémunération.

La présidence fournit à la direction générale et à la direction des études une copie des évaluations écrites finales de leur comité d'évaluation respectif. La personne titulaire a le droit de répondre par écrit à l'évaluation écrite.

La présidence du conseil rédigera une brève déclaration à l'intention de la communauté de Vanier, afin de partager les points saillants de l'évaluation et de faire part de certaines des réalisations et des défis futurs du Cégep. Une copie scellée de l'évaluation écrite finale est conservée dans le dossier personnel de la personne titulaire pour la durée du mandat aux fins énoncées aux articles 4.04a) et 1.05.

5.05 Dispositions diverses

Si moins de six mois se sont écoulés depuis l'évaluation de la personne titulaire dans le cadre du renouvellement du mandat ou depuis la nomination d’une personne titulaire, le conseil peut, par résolution, renoncer à l'évaluation annuelle du rendement d’une personne titulaire pour une année scolaire donnée.

Les réunions du conseil et du comité d'évaluation sur ce sujet se tiennent à huis clos afin d’assurer la confidentialité de leurs activités.

Article 6 Conditions de travail et objectifs

6.01 Clauses contractuelles

À la suite d'une décision de nomination ou de renouvellement prise par le conseil, la présidence et la vice-présidence du conseil représentent le Cégep dans la négociation avec la direction générale des conditions de travail qui ne sont pas couvertes par le Règlement, y compris la détermination du salaire. Dans le cas de la direction des études, les représentantes du Cégep sont la présidence et la direction générale.

6.02 Approbation

Toutes les conditions d'emploi négociées en vertu de l’article 6.01 doivent être expressément approuvées par une résolution du conseil.

6.03 Signataires autorisés

a) Le contrat de travail de la personne qui occupe la direction générale est signé par la présidence et la vice-présidence.

b) Le contrat de travail de la personne qui occupe la direction des études est signé par la présidence et la direction générale.

6.04 Attribution des objectifs

Chaque année, au plus tard le 31 mai, la direction générale et la direction des études proposent au comité exécutif leurs objectifs pour l'année suivante. Dans le cas de la direction générale, la proposition est faite en collaboration avec la présidence et la vice-présidence du conseil. Dans le cas de la direction des études, la proposition est faite en collaboration avec la direction générale et après consultation de la Commission des études.

En tenant compte de ces propositions, le comité exécutif recommande au conseil les objectifs à attribuer à la direction générale et à la direction des études.

La présidence communique ces objectifs à la communauté de Vanier.

Les objectifs d'une personne nouvellement nommée à la direction générale ou à la direction des études sont attribués par le conseil au moment de la nomination.