Règlement 3

La Commission des études

Adopté par le conseil d'administration du Cégep Vanier le 14 juin 1994

Modifié le 11 juin 1996; le 11 décembre 2001; le 9 février 2016; le 13 février 2018

Préambule

Le présent règlement établit la Commission des études comme le prescrit la Loi sur les collèges d'enseignement général et professionnel (RLRQ c C-29) et est reconnu comme un arrangement local en vertu de l'alinéa 4-5.02 a) de la convention collective de la FNEEQ.

Article 1 Mandat

1.01 La Commission des études est un organe permanent dont le mandat est de faire des recommandations au Cégep sur toute question relative au maintien, à l'amélioration ou au développement de la vie collégiale du Cégep, y compris les programmes et les cours de la division régulière et de la division de la formation continue.

La Commission des études doit donner au conseil son avis sur toute question qu’il lui soumet dans les matières de sa compétence.

1.02 La Commission des études est consultée, entre autres, sur les points particuliers suivants, avant toute décision du Cégep :

• les projets de politiques institutionnelles d’évaluation des apprentissages, y compris les procédures de sanction des études;
• les projets de politiques institutionnelles d’évaluation relatives aux programmes d’études;
• les projets de programmes d’études du Cégep, ou toute modification de la grille des programmes existants;
• le choix des activités d’apprentissage relevant de la compétence du Cégep;
• tout projet de règlement ou de politique relatif aux règles, procédures et critères régissant l’admission et l’inscription des étudiant(e)s;
• le projet de plan stratégique du Cégep pour les matières qui relèvent de la compétence de la Commission des études.
• toutes les politiques et procédures relatives aux études qui relèvent de la compétence de la direction des études;
• les modifications des structures scolaires (facultés, départements, programmes) ;
• les modifications de l'espace scolaire;
• le calendrier scolaire;
• des protocoles d’ententes avec d'autres établissements;
• toute décision susceptible d'avoir une incidence importante sur l'enseignement et l'apprentissage.

1.03 Si le Cégep refuse d'adopter une recommandation de la Commission des études, il lui communique par écrit les motifs de sa décision.

Article 2 Composition

2.01 La Commission des études est composée des membres suivants :

a) la direction des études, qui préside la Commission des études;

b) dix (10) membres du corps enseignant, dont au moins deux de chacune des trois (3) facultés, élu(e)s par leurs pairs et désigné(e)s par la Vanier College Teachers' Association (V.C.T.A.);

c) deux (2) étudiant(e)s fréquentant le Cégep, désigné(e)s par la Vanier College Student Association (V.C.S.A.) conformément à l'article 32 de la Loi sur l'accréditation et le financement des associations d'élèves ou d'étudiants;

d) deux (2) représentant(e)s de l'association des professionnel(le)s, élu(e)s par leurs pairs et désigné(e)s par l'Association of Vanier College Professionals (A.V.C.P.);

e) un(e) (1) représentant(e) du personnel de soutien, élu(e) par ses pairs et désigné(e) par l’Association of Vanier College Support Personnel (A.V.C.S.P.);

f) deux (2) membres de l'administration scolaire responsables des programmes d'études, désigné(e)s par la direction des études et nommé(e)s par le conseil d'administration; et

g) un(e) (1) représentant(e) des administratrices et administrateurs du Cégep, élu(e) par ses pairs et désigné(e) par l'Association of Vanier College Administrators (A.V.C.A.).

2.02 Les représentant(e)s mentionné(e)s ci-dessus sont normalement nommé(e)s avant le 15 mai de chaque année.

2.03 Le mandat d'un(e) membre de la Commission des études est d'une durée d'un an, à compter de la date de disponibilité des enseignant(e)s au mois d'août. Ce mandat peut être renouvelé. Un(e) membre nommé(e) après le début de la disponibilité des enseignant(e)s au mois d'août ne siège que jusqu'au mois d'août suivant. Ce mandat peut également être renouvelé.

Article 3 Présidence

3.01 Selon la loi, la direction est présidente de la Commission des études.

3.02 Selon la pratique locale au Cégep Vanier, la présidence délègue la responsabilité de présider les réunions de la Commission des études à la vice-présidence.

3.03 La présidence est chargée d'établir l'ordre du jour des réunions de la Commission des études en collaboration avec la vice-présidence, de convoquer les réunions et d'assurer la liaison avec l'administration du Cégep.

Article 4 Vice-présidence

4.01 La vice-présidence aide la présidence à établir l'ordre du jour des réunions de la Commission des études, à fournir des rapports au conseil d'administration et à assurer la liaison avec le reste de la communauté de Vanier. La vice-présidence peut également exercer d'autres responsabilités déléguées par la Commission des études.

4.02 La vice-présidence est désignée parmi les nouveaux membres du personnel enseignant et élue par les nouveaux membres de la Commission des études avant le 15 juin.

En cas de démission de la vice-présidence, une élection partielle est organisée.

4.03 Chaque printemps, la vice-présidence sortante discute avec la direction des études des ressources nécessaires du bon fonctionnement de la Commission des études et fait rapport à la Commission.

4.04 La vice-présidence ou la personne qu’elle désigne fait rapport au nom de la Commission des études lors de toutes les réunions du conseil d'administration. 

4.05 La vice-présidence ou la personne qu’elle désigne représente la Commission des études au sein du comité mixte de coordination.

Article 5 Vice-présidence suppléante

5.01 La vice-présidence suppléante remplace la vice-présidence en cas d'absence de cette dernière.

5.02 La vice-présidence suppléante est élue parmi les membres de la Commission des études lors de la première réunion de la Commission de la nouvelle année scolaire.

Article 6 Réunions

6.01 Au cours d'une année scolaire, la Commission des études se réunit normalement au moins trois fois par session, pour un total d'au moins six fois.

6.02 Les réunions se tiennent dans les locaux du Cégep pendant les heures normales d'ouverture. Les horaires des enseignant(e)s, des professionnel(le)s non enseignant(e)s, du personnel de soutien et, dans la mesure du possible, des étudiant(e)s membres de la Commission des études sont organisés de manière à permettre une heure de réunion commune.

6.03 Les réunions de la Commission des études sont convoquées par la direction des études. Sur demande écrite de cinq membres de la Commission des études, la direction des études convoque une réunion extraordinaire qui se tient au plus tôt deux jours ouvrables et au plus tard cinq jours ouvrables après réception de la demande.

6.04 Dans les deux semaines suivant le début de la session d'automne, la direction des études convoque la première réunion de la Commission des études. L'objectif de cette réunion est d'élire une personne à la vice-présidence suppléante et de recevoir le rapport d'activités de l'année précédente de la vice-présidence sortante de la Commission des études.

6.05 Un projet de procès-verbal de chaque réunion de la Commission des études est transmis aux membres de la Commission des études dans les 15 jours ouvrables suivant la réunion.

Au moins cinq jours ouvrables avant la date de chaque réunion ordinaire, la direction des études envoie une convocation écrite, l'ordre du jour, un projet de procès-verbal et toute la documentation pertinente aux membres de la Commission et à toutes les associations. Lorsque des réunions extraordinaires sont nécessaires, la direction des études envoie la convocation, l'ordre du jour et la documentation pertinente un jour ouvrable avant la date de la réunion.

6.06 Les membres de la communauté de Vanier sont informés de la tenue d'une réunion et de l'ordre du jour de toutes les réunions de la Commission des études.

6.07 Les réunions de la Commission des études sont ouvertes à tous les membres de la communauté de Vanier, à moins que l'ordre du jour ou une partie de celui-ci ne nécessite une discussion à huis clos.

La Commission des études peut consulter et inviter aux réunions toute personne dont l'avis lui paraît utile.

6.08 Le quorum est de dix (10) membres de la Commission des études. Si le quorum n'est pas atteint lors d'une réunion donnée, celle-ci est annulée. Dans ce cas, les membres de la Commission des études présent(e)s à la réunion ordinaire suivante constituent le quorum pour cette réunion, et la réunion a lieu, quel que soit le nombre de membres présent(e)s.

6.09 La Commission des études fonctionne de manière autonome et établit ses propres procédures internes. La Commission des études peut créer des commissions permanentes et des groupes de travail et déterminer leur mandat.

6.10 Si un(e) membre manque trois réunions consécutives, la Commission des études peut demander à l'instance mandante de nommer un(e) remplaçant(e). 

6.11 Les réunions se déroulent conformément aux Robert's Rules of Order.

6.12 Il n'y aura pas de vote par procuration.

6.13 Le rapport de la vice-présidence au conseil d'administration sera distribué à tou(te)s les membres de la communauté de Vanier.

Le Cégep envoie le procès-verbal approuvé aux membres du conseil d'administration.

Les procès-verbaux approuvés sont également mis à la disposition de tou(te)s les membres de la communauté de Vanier.

Un registre des procès-verbaux approuvés est conservé par la direction des études.

Article 7 Rapport annuel

7.01 La vice-présidence présente un rapport annuel des activités de la Commission des études au conseil d'administration. Le rapport comprend également des propositions d'activités pour la Commission des études pour l'année scolaire suivante. Avant d'être soumis au conseil d'administration, le rapport est approuvé par la Commission des études.

Le Cégep distribue une copie de ce rapport à chaque groupe ayant désigné des représentant(e)s à la Commission des études.

7.02 Les comités permanents de la Commission des études présentent un rapport annuel de leurs activités à la Commission.

Article 8 Modifications

8.01 Les propositions de modification du présent règlement sont recommandées au conseil d'administration par un vote à la majorité du conseil après notification en bonne et due forme de la motion.

Article 9 Clause modificatrice

9.01 Le présent règlement remplace tous les règlements antérieurs sur la Commission des études du Collège d'enseignement général et professionnel Vanier.